Урок по лидерство: Насоки за ефективни екипни срещи
image

Истината е, че хората мразят оперативките. Ние мърморим и недоволстваме, когато отиваме на тях, затова вместо "оперативки" ги наричаме срещи или сбирка на екипа, но дори и това понякога не помага. Истината е, че тези срещи са важни за бизнес развитието и всички го осъзнават на някакво ниво. Задачата на добрия мениджър е да направи така, че тези срещи да постигат целта, заради която се свикват. Но преди това, тази цел трябва да е ясно дефинирана. Например:

  • Срещите внасят социален компонент в работна среда, където хората са силно изолирани в кабинетите и пред компютрите си

  • Срещите осигуряват възможност всички да чуят едно и също нещо в един и същ момент, което е по-надежден комуникационен канал от препредаването на информация

  • Най-важното – Срещите дават възможност за взаимодействие между членовете на екипа и дори между различните нива в компаниите- въпроси, дискусии, уточнения, възможност за групово решаване на проблеми и достигане до консенсус

Не че хората мразят по принцип екипните срещи. Те мразят лошо проведените срещи. Мразят безмислените и безрезултатни сбирки, които им губят времето. Мразят някой да им чете списък от важни съобщения, като те и сами могат да си го прочетат (много по-бързо и избирателно). Служителите наистина ненавиждат да прекарват ценното си време обсъждайки неща, които са важни за тях, но само за да разберат накрая, че решенията вече са били взети.

Предлагам ви няколко насоки, които да направят следващите оперативки във фирмата ви смислено и градивно преживяване за учене, обмяна на опит и подкрепа за участниците, като същевременно укрепват авторитета на мениджърите, които ги инициират. 

1. Провеждайте срещите ефективно с план и времево разписание.

Ефективният дневен ред включва не само темите, които ще се обсъждат, но и времето, което ще се отдели на всяка дискусия. Придвижвайте дискусиите и не ги оставяйте да зациклят.

2. Осигурете възможност всички мнения да бъдат чути, като отделите внимание на по-затворените и неагресивни служители, които обикновено са пасивни слушатели. В един екип никога не се знае откъде ще дойде най-интересното решение, а и нека всички бъдат активни участици и нащрек във всеки един момент.

3. Провеждайте екипни срещи само, когато е наистина необходимо 

Ако просто имате да съобщите нещо използвайте мемо, мейл, пост на вътрешния уебсайт или нещо такова. Нека екипните срещи бъдат асоциирани като важни, сериозни и значими.

4. Планирайте внимателно детайлите за всяка среща

 Освен темите, които да бъдат покрити и най-добрата поредност, в която да се обсъждат, трябва да планирате и каква атмосфера искате за всяка дискусия, да определите ясно целта, с която искате да си тръгнете от срещата.

5. Разпратете предварително темите за дискусия и необходимата информация

Дайте възможност на хората си да се подготват и да се почувстват ангажирани участници на всеки един етап. Нека служителите да знаят какво се очаква от тях /Например : Моля, прочетете това и елате да го коментираме/

6. Ако не сте най-добрият водещ на подобни срещи и ви е трудно да влезете в тези насоки, делегирайте провеждането на оперативката на най-добрия. А защо не и водещия да се определя на ротационен принцип - това ще донесе нотка на разнообразие и ще е възможност за служителите ви да добият нови умения и повишат ангажираността си към срещите. Важно е правилата за провеждане на оперативките да остават постоянни, независимо от индивидуалния стил на всеки различен водещ.

7. Приключете навреме! Ако сте обявили, че срещата ще е 1 час, свършете не по-късно от 1 час.

Иванина Захариева – High Achievers' Life & Executive Coach ۰ www.ivanina.bg

Сподели